上周三下午三点，我站在会议室门口，看着里面三个人对着同一个Excel改同一行数据，另外两个在企业微信上@来@去问”这个审批走了没”，突然就火大了。那天我本来是要进去开个15分钟的短会，站在门口看了三分钟，直接把门关了。
真的。
我带团队快七年了，之前花了快三万块给大家买各种时间管理的课，发番茄钟，手账本，甚至给每个人的电脑装了效率监控软件，想看看大家每天到底在干嘛。
没用。
该摸鱼的还是摸鱼，该加班的还是加班，每个月算下来，大家花在无意义沟通、重复劳动上的时间，快占到总工作时间的三分之一。
我之前信的那套时间管理，全是给个人用的
一开始我觉得大家效率低，是因为不会管自己的时间，就给每个人发了红色的物理番茄计时器，要求大家每天列三件最重要的事，每工作25分钟休息5分钟。
结果呢？
有个98年的运营小姑娘，列的三件事是”回微信、改活动海报、吃午饭”。
有个做了五年的销售主管，把日程排到了每分钟，早上九点到九点半写客户跟进记录，九点半到十点打三个电话，结果九点二十就接到个老客户的电话，说要临时改合同，一聊聊了四十分钟，后面的计划全乱了，当天晚上为了补没做完的事，熬到十二点才走。
我那时候还怪大家执行力差，直到有次我自己排了满档的日程，上午刚要写季度方案，前台就过来敲我门，说有个快递要我签收，刚拆完快递，合伙人又拉我去聊了半小时新业务的方向，刚坐回工位，团队的人又过来问我一个活动的审批要怎么签，一上午过去，我一个字都没写出来。
那天我才反应过来。
你根本没法把团队每个人的时间，像拧螺丝一样拧得严丝合缝。
我当时还特意挑了红色的计时器，说看着有紧迫感。现在那些玩意，全被大家压在文件夹底下，当镇纸用了。
团队时间管理的核心，根本不是管每个人的时间
后来我把所有的效率监控软件全卸了，把之前给大家定的”每天列三件事”的要求也取消了，开始查到底是什么东西在偷大家的时间。
查了一周才发现，问题根本不在个人。
上次我们做一个线下的用户沙龙，市场部要做背景板，运营部要拉观众，销售部要对接嘉宾，之前的流程是每天晚上开一小时同步会，每次开会一半的时间都在问”你那边的数出来了没””你那边的嘉宾确认了没”，问完了也没有个明确的结论，散会之后大家还是在群里@来@去，光这一个活动，三个部门的人加起来，开的会、回的消息，快占了整整一周的时间。
后来我直接把那个每天的同步会取消了。
把所有需要跨部门对接的内容，全部放到一个共享在线文档里，每个模块的负责人只需要填三个内容：当前进度、需要其他部门配合的具体要求、最晚提交时间。而且规定，除了那种不处理就会直接造成损失的紧急事件，所有人不准在晚上7点之后发工作消息，不准拉10人以上的临时会议，除非提前找我审批。
说实话，刚开始执行的时候，好多人不适应。
有人说”我在群里@你一句，你马上回我多快啊，还要填文档，多麻烦”。
结果执行了两周之后，大家发现，之前在群里发的消息，经常被别的消息刷走，等对方看到的时候，已经过了大半天，反而不如在文档里写清楚，对方打开就能看到，不用来回翻聊天记录。
还有之前大家最烦的报销流程，要填三个表，找三个人签字，跑下来要一周，后来我们把1000块以下的报销，直接让部门主管线上审批，财务月底统一核对，光这一项，每个月大家少花在填表格、跑签字上的时间，就有二十多个小时。
团队时间管理的本质，是减少无意义的时间消耗，而不是把每个人的日程表塞得更满。
我现在给团队用的三个笨办法，比任何时间管理课都好用
折腾了这么久，我现在根本不跟大家讲什么四象限法，什么番茄工作法，就用三个特别笨的办法，用了快一年，大家的加班时间少了快一半。
头一件事，每天早上的站会，只开10分钟，每个人只说三句话：昨天做了啥，今天要做啥，有没有卡壳需要别人帮忙的。谁要是想扯闲篇，想讲自己的需求逻辑，我直接打断，让他单独约相关的人聊，别占所有人的时间。之前有个产品经理，每次站会要花5分钟讲自己的功能设计思路，我直接给他掐了两次之后，他再也不在站会上瞎扯了，效率反而高了。
再就是，把所有的临时需求做个分级。只有那种”不处理今天就会造成实际损失”的事，才算真的紧急，其他的比如”客户想要个额外的小修改””领导突然想看看上周的报表”，全归到第二优先级，每天下午四点之后统一处理，不准随时打断正在做核心工作的人。之前有个销售，每次客户提需求他都觉得是天大地大的事，直接跑到运营工位上让人家马上改海报，后来定了规则，所有非紧急需求全走统一的提报通道，排队处理。他当时还跟我拍桌子，说客户跑了谁负责，结果试了一个月，他的客户满意度反而涨了，因为运营给他改的海报，比之前临时赶出来的质量好太多，他后来再也不提反对的事了。
最后还有个，每周五下午留一个小时的”空白时间”，不准安排任何会议，也不准派新的活，大家用来整理这周没做完的事，或者干脆摸鱼也行。你别笑，之前我们团队的人，连续三个月没有完整的一小时是不被消息打断的，注意力碎得像玻璃渣，写两行方案就弹个消息，回完消息刚才想的啥全忘了，能不慢吗？
哦对，还有个小细节，我们现在所有的工作群，都设置了免打扰，只有@我的消息才会弹提醒。刚开始大家还担心会漏了重要消息，结果用了一段时间发现，真正重要的事，对方要么会直接打电话，要么会在文档里写清楚，根本不会在群里发一句”在吗”等你半天回复。
不过话说回来，我之前总觉得，时间管理就是要把每一分钟都利用起来，现在才懂，你把那些乱七八糟的事都砍掉，大家的自然效率，就已经够高了。
