上周跟以前的老同事吃饭，他吐槽说他们公司每周一开例会，雷打不动俩半小时，从领导讲企业文化，到每个部门挨个报上周业绩，散会的时候一上午都过去了，啥实际问题都没解决。
我听着差点笑出声——毕竟我三年前开的例会，比这离谱多了。
之前踩的最蠢的坑，是把例会开成了”工作汇报脱口秀”
那会我刚带团队，总觉得”正规的团队就得有固定的例会”，照着网上找的管理模板，定了死规矩：每周一上午九点半，所有人必须到会议室，不许迟到，每个人按职位高低顺序，挨个说上周完成了啥，这周计划干啥，有啥困难。
刚开始还觉得挺像那么回事。开了俩月就不对了。
有个做内容的姑娘，每次上来先念十分钟自己上周写了几篇推文，每篇的阅读量多少，哪个平台发了，念完了就坐下来，全程不说自己写稿的时候遇到的选题偏差，也不说需要设计部配合做图的需求。有个做渠道的小伙子，更绝，每次能把自己上周跟客户吃饭聊了啥都讲一遍，从餐厅的菜价说到客户家的猫，扯二十分钟都收不住。
我那会还不好意思打断。总觉得大家愿意开口说话，是团队氛围好。直到有次我翻了下会议记录，发现连续三周的例会，记录里写的全是”大家状态很好，都在推进工作”，没有一个明确的待办，没有一个拍板的决策。
那天我对着那份空白的会议记录坐了半小时，真的有点懊恼。算笔账就知道亏得慌：团队一共8个人，每次例会俩小时，就是16个小时的团队总工时，折下来相当于两个工作日的全职工作量，就换回来一整本”大家都在好好干活”的空话。
更讽刺的是，我后来观察了好几次，每次例会开到40分钟以后，会议室里的人就开始变样：有人躲在笔记本后面回工作消息，有人手指在键盘上敲得飞快改方案，还有人干脆把手机掏出来刷购物软件。散会的时候大家收拾东西走，连会议纪要都没人记得要拿。
把”汇报逻辑”反过来，才是例会能跑起来的核心
转折是跟隔壁部门的老大吃了顿火锅。他听我吐槽例会开的稀烂，筷子一放说，你们是不是傻啊，为啥非要让每个人都汇报？
我当时愣了。对哦，我从来没怀疑过”例会就要挨个汇报”这个逻辑。
他说他们的例会，从来不搞轮流发言那套。你想啊，大部分人说的内容，跟桌上其他七八个人根本没关系。你写稿的，跟跑渠道的同事说你上周改了三版标题，人家关心这个干嘛？人家只关心你定好的标题能不能赶在投放时间前给图。
那天回去我就把之前的例会规矩全撕了。
会前24小时，所有人在群里只交三类信息：上周卡了壳、需要其他人配合才能推进的事，这周必须全团队对齐的节点，需要大家当场拍板的决策。凡是写”我上周完成了XX工作”这类流水账的，我直接在群里@回去，让他重报。
我自己会在会前花20分钟，把大家交的内容分类。哪些事是只需要两三个人对接的，哪些是全团队都要知道的。比如有人说需要设计部帮他做个活动banner，这个事根本没必要在全团队的会上说，我直接把对接的两个人拉个临时小群，约好时间碰，省得剩下的人在那听半小时跟自己无关的事。
第一次按新规矩开例会的时候，我自己都没敢想能这么快结束。
47分钟。
散会的时候那个经常扯远的渠道小伙子，拎着电脑站在门口愣了半天，回头问我：”就……完了？我还以为今天得聊到中午呢。”
那瞬间真的爽。
之前总觉得要把人凑齐了，坐满俩小时才算完成了例会的任务，现在才反应过来，大家来开这个会，根本不是为了凑时间，是为了把卡了好几天的事当场解决。
上次有个销售的同事在会上说，他跟进的一个客户需要定制化的报价，但是之前的服务清单里没有对应的项，不知道产品部能不能做，要等多久。搁以前，这个事他得先在微信上找产品部的对接人，等对方半天回复，再来回改个三四天。那天当着产品部负责人的面问，对方当场就说，这个服务我们之前给别的客户做过，两个工作日就能出方案，当场就把对接的人定了。等散会回到工位，那个销售就已经把沟通好的内容发给客户了。
这才是开例会的意义对吧？
那些没人说的细节，才是决定例会会不会又变水的关键
当然，调整的过程也不是一帆风顺的。
刚开始按新规矩开了三次会，就又跑偏了。那次聊到上次做的线下活动效果，有个同事越说越起劲，从现场的音响效果不好，聊到当时请的主持人穿的衣服不对，又聊到活动当天门口的保安不让外卖进，扯了快二十分钟，都没扯到一个能落地的改进点。我那会本来想打断，又觉得会不会太扫大家的兴，结果等反应过来，已经过去快四十分钟了，剩下的议程根本没时间聊。
后来我专门在会议室的白板旁边放了个计时器。只要一个话题聊超过8分钟，还没出明确的结论和待办，我直接敲桌子打住。真要聊细节，就找相关的两三个人，会后找个小会议室慢慢聊，别占用所有人的时间。
还有个我踩过的特别疼的坑，就是千万别在例会上公开批评人。
之前有次例会，我看到一个负责项目的同事，上周定的节点没完成，当场就说了他两句，问他为啥没跟上进度。结果那次会之后，连着快一周，大家在会上都变得特别拘谨，问啥都是”我这边没问题，都在推进”，再也没人说自己遇到的卡壳事。我那会才反应过来，你在全团队的会上说人，人家下次为了面子，根本不会把真实的问题抛出来，全报喜不报忧，那这个会开着还有啥用？真要沟通问题，关起门来单独说，别在会上搞的大家都紧张。
哦对，还有个没那么”正规”的小细节：我们现在开例会，根本不要求所有人必须坐进固定的会议室。有时候楼下的咖啡店位置空，我们就站在吧台旁边聊二十分钟；有时候大家都在工位上，就围着工位的隔断站成一圈，聊完就散。
人一旦端端正正坐在会议室的椅子上，就容易不自觉的开始说官话、套话，摆出”我是在给领导汇报工作”的姿态。站着的时候反而放松，大家说的都是实在事，没有那些虚头巴脑的铺垫。
说实话，我现在真的特别烦那些把”例会管理制度”贴在墙上的公司，规定每周必须开几次，每次必须开够多久，根本不管团队那周有没有那么多事要对齐。
如果某周大家在群里收集了一圈，发现没有需要协调的卡壳事，没有需要对齐的节点，那直接把会取消就好了。给大家多留半小时，泡杯茶，伸个懒腰，整理下手头的文件，不比坐在会议室里听别人念流水账强？
之前我们有次周一，会前收集了一圈，发现大家所有的事都能自己对接完，没有需要团队层面拍板的内容，我直接在群里发了句”今天例会取消，大家该干啥干啥”。结果群里瞬间刷了一排表情包，比我给大家发奖金的时候反应还热烈。
你看，大家从来不是讨厌开例会。大家讨厌的是那种开了俩小时，啥问题都没解决，还要陪领导演”我们团队特别团结特别努力”的无效大会。
好的例会从来不是靠严格的制度逼出来的。是你真的站在大家的角度，算清楚每个人的时间成本，把那些没用的流程砍掉，把需要解决的问题摆到台面上，当场拍板，当场定人，当场定时间。
就这么简单。
