上周三我在12楼会议室坐了整整2小时。
散会的时候所有人抱着笔记本往外冲，没人记得刚才到底定了谁下周要出活动方案。
太糟了。
我做管理快8年，之前总觉得会议效率低，是大家不够认真，是流程没走对，直到这两年踩了一堆坑才反应过来——我们之前对”开好会”的理解，从根上就错了。
那些拖垮会议效率的，从来不是”没准备好PPT”
刚做部门负责人那会，我对会议的要求苛刻到离谱。
要求所有人提前3天收到会议通知，提前24小时把PPT做好发群里，开会的时候不许看手机，每个人必须发言至少3分钟。我以为这样就能把会开得高效，结果第一次开季度复盘会，运营的小姑娘翻了20页PPT，从上半年发了多少篇推文，讲到每篇推文配的图是找的哪个摄影师，讲了40分钟，最后落脚到一句”所以我们的问题是流量不够”。
我当时坐在主位，手指把笔都捏出印子了。
没人错。大家都准备了。但准备的东西，根本不是开会要的。
后来我才慢慢捋明白，很多人把”准备会议材料”等同于”做一份好看的PPT”，却从来没在写材料之前问过自己：今天这个会，到底要解决什么问题？要拍板什么决定？我手里的这些内容，能不能帮着把事定下来？
我之前开跨部门项目启动会，提前两天把27页的项目背景、目标拆解、分工节点全部发到大群，@了所有相关的同事，怕大家漏看，还特意在群里刷了三遍”请大家会前仔细阅读，会上直接讨论问题”。结果散会的时候产品经理追在我后面问：”刚才说的要对接的供应商，是之前谈的那家吗？”
我愣了。
他根本没点开那份27页的文档。
换做以前我肯定要生气，觉得大家对工作不上心。但后来换个角度想，换作是我，每天收到七八份几十页的文档要提前看，我也会把消息划到未读里，等开会的时候再说。
真正的效率杀手，从来不是PPT做得够不够精美，是从发通知的那一刻起，我们就没把”要解决的事”说清楚，也没把”谁需要来”选明白。
我现在开会议，第一件事是先把”不用来的人”请走
之前我们开活动物料调整的小会，我图省事，把所有沾边的人都拉了进来——设计、采购、运营、行政，甚至连大老板都请了。
本来就是个15分钟能定的事：活动的展架尺寸从1.8米改成2米，供应商那边的报价会不会超。结果行政全程在本子上记自己的报销单，大老板全程在回邮件，等我们把尺寸、报价都聊完了，大老板抬头问了一句：”你们刚才说改什么物料？”
那天散会我算了算，在场7个人，每个人的时薪加起来，为了这15分钟的决定，总共花了1个半小时的人力。
太亏了。
从那之后我发会议邀请之前，一定会先在草稿纸上写两个问题：这个会要拍板什么事？谁在场，这个事才能真的定下来？
比如刚才那个展架调整的会，只需要请设计（知道尺寸能不能放得下）、采购（知道改尺寸要不要加钱），15分钟就能定的事，根本不需要拉行政来记报销，也不需要拉大老板来听和他决策无关的细节。
说实话，我现在看到那种一拉就是十几二十人的会议邀请，手指直接点”拒绝”，然后在群里问一句：”这个会需要我做什么决策吗？”
很多时候对方会回：”哦没事，就是拉大家听一下。”
那我肯定不去。
听一下的内容，会后发个文字版的纪要，30秒就能看完，干嘛要抽1个小时坐会议室里当背景板？
我甚至在部门的每个会议室门口，都贴了张巴掌大的便签，写着”如果你是被叫来凑数的，现在走还来得及”。一开始大家看到都笑，说我搞怪，后来真的有人看到便签，直接在会议群里问：”这个会我需要参加吗？我手上的客户方案赶今天要交。”我点开邀请一看，哦对，他确实不需要参与，直接回”不用，你忙你的，会后把纪要发你就行”。
就这么个小破便签，我们上个月统计了下，平均每场会议的时长，从之前的75分钟降到了42分钟。没人抱怨开会占了干活的时间。
别等”大家都发言”，才知道会开偏了
之前我们开内容选题会，总喜欢搞”轮流发言”的流程，每个人上台讲自己想的选题，从9点说到11点，最后列了20个选题，没人记得哪个是要下周先做的，也没人记得每个选题的对接人是谁。
后来我把这个流程彻底扔了。
现在每次开选题会，我会在白板最上面，用马克笔写清楚今天的目标：”今天定3个下周要发的选题，每个选题说清楚核心角度和对接人，1小时内结束。”
谁要是扯远了——比如有人开始讲”之前我们做的那个选题数据特别好，当时是怎么推的”，我直接指一下白板上的目标，说”停，这个等会后单独聊，我们现在先定下周的选题”。
有次新来的实习生，抱着3页PPT准备讲自己的选题思路，我直接跟他说，不用开投影，你站着说3分钟，把你觉得用户看到标题就会点进来的那个点说清楚就行。
他3分钟说完，我们当场就拍板用了。
之前那种要每个人做十几页PPT、轮流讲半小时的选题会，反而半天定不下来一个能用的选题。
我之前总觉得，开会就要”充分沟通”，就要”每个人都有参与感”，后来才发现，所谓的”充分”，是对着要解决的事充分，不是对着闲聊天充分。
之前我们定客户对接流程，前前后后开了三次会，每次都有不同的人提不同的想法，从对接话术讲到客户生日要送什么礼物，扯到最后流程还是没定下来。后来我把所有要拍板的点，拆成三个非常具体的问题：客户找过来之后，谁是第一对接人？对接人解决不了的问题，多久要升级到主管？每个环节要留什么记录？
然后我只请了三个岗位的核心负责人，20分钟就把所有事定了，当天下午就把流程发出去落地了。
很多人说会议效率低，是因为大家沟通不畅。其实根本不是。是我们从一开始，就没把”要解决的事”当成开会的唯一目的，反而把”大家坐在一起”这件事，本身当成了目的。
坐在一起，从来不是开会的意义。
把事定了，把问题解决了，才是。
